Dúvidas sobre Convênios

FAQ com as dúvidas mais comuns sobre convênios na Unicamp e Funcamp

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1. Qual o modelo de instrumento contratual devo adotar?

Existem diversos modelos. Para tanto, é necessário contatar a Área de Projetos e Parcerias para verificação do instrumento contratual adequado à atividade a ser desenvolvida.

2. O contrato ou convênio pode ser celebrado diretamente com a Funcamp sem a participação da Unicamp?

Sim, desde que haja impedimento por parte do órgão financiador em firmar o Convênio ou Contrato com duas pessoas jurídicas no caso com a Unicamp e a Funcamp como interveniente administrativa, sendo necessário justificar e demonstrar os motivos pelos quais não haverá a participação da Universidade, conforme o disposto na Resolução FUNCAMP nº 02/2009.

3. Como faço para solicitar um suprimento de fundos?

Preencher o pedido online disponível no site da Funcamp - Espaço do Executor - Menu Formulários - Solicitação de Adiantamento. Obs.: é necessário possuir login e senha para acesso ao site Espaço do Executor, caso não possua, enviar os formulários: Acesso para executor ou subexecutor: Termo de Adesão para Consulta de Movimentação - Acesso para consultor: Solicitação de Senha para Consulta - Formulários disponíveis no site na página inicial da Funcamp - Formulários - Convênios - Formulários 13 e 11

4. Como faço para prestar contas de suprimentos de fundos?

Através do formulário: Relatório de Viagem e/ou Relação de Despesas Efetuadas, devidamente preenchido e entregue à FUNCAMP em até 30 dias após a concessão do suprimento. Devem acompanhar o formulário os comprovantes fiscais quitados. Não serão aceitos os comprovantes emitidos com data anterior à solicitação do suprimento e que contenham rasuras ou incorreções.

5. Qual o prazo para prestação de contas de um adiantamento?

30 dias após a concessão do suprimento.

6. Como faço para receber uma doação?

Os recursos concedidos à Unicamp, a título de doação, são acolhidos no convênio de Apoio Institucional da respectiva Unidade (AIU), mediante solicitação de Acolhimento de Doação.

7. Como solicito um pedido de compra?

Existem 2 opções para solicitar uma compra: • Através de formulário específico disponível no site da Funcamp, menu “Executor”, “Formulários” , que deverá ser devidamente preenchido e protocolado na Funcamp, ou • Pedido on-line também disponível no site da Funcamp - Espaço do Executor - menu “Formulário de Compra” - “Solicitação de Compra”.

8. Compras de equipamentos podem ser feitas direto pela unidade?

Não, toda compra de materiais e equipamentos, bem como as contratações de pessoas jurídicas devem ser realizadas pelo Departamento de Compras da FUNCAMP, através do formulário Pedido de Compra de Material/Serviço devidamente preenchido e assinado pelo executor do convênio.

9. Porque não posso indicar a marca e/ou o modelo do produto que desejo adquirir?

A escolha da marca (indicação de um produto) restringe a concorrência. Por este motivo, é vedada a escolha da marca e/ou modelo, exceto se houver justificativa técnica bem fundamentada.

10. Como comprar um produto que atenda a todas as minhas necessidades?

O processo de aquisição será realizado atendendo as especificações contidas no pedido de compra, assim, a descrição do produto deverá apresentar todas as reais necessidades do solicitante. O Serviço de Compras e Materiais atenderá aos pedidos dispondo do menor valor possível para tal, desde que atenda as especificações.

11. Como evitar a compra de produtos de baixa qualidade ou inadequados?

A especificação técnica do produto deverá ser completa, mesmo que muitas vezes pareça óbvio. Solicitações mal formuladas podem levar a compra de produtos diferentes daqueles imaginados pelo solicitante.

12. Porque tenho que justificar a compra e informar a utilidade do item solicitado?

Apesar de parecer lógico, a lei determina que todas as compras tenham uma justificativa. Diante dessa exigência, é necessário que o solicitante informe: • O motivo da compra; • Quais as condições atuais e por que elas não atendem às necessidades; • Como e onde o item solicitado (serviço, material ou bem permanente) será aplicado/usado.

13. Quais são os reagentes que a Funcamp não pode comprar?

Os reagentes com venda controlada pelo Ministério do Exército e Polícia Federal. A Funcamp pode comprar somente reagente controlado pela Polícia Civil. Confira a lista completa dos reagentes controlados: http://www.dga.unicamp.br/Documentos/PDF/Produtos_Controlados_PC.pdf

14. Após a emissão da Ordem de Fornecimento é possível aumentar a quantidade de algum item do pedido de compra?

Sim. O contrato ou ordem de fornecimento poderá ser acrescido em até 25%.

15. Qual a importância do preenchimento do campo Descrição do Produto/Serviço no Pedido de Compra?

Neste campo é importante definir da melhor maneira o objeto (Produto/Serviço) a ser adquirido especificando tecnicamente e detalhadamente para não haver perda de informação no momento de efetuar a cotação.

16. Qual o prazo de envio da Nota Fiscal à Funcamp?

A Nota Fiscal deverá ser enviada à Funcamp no dia seguinte do recebimento do material/serviço, pois o prazo de pagamento do fornecedor é de no máximo 10 dias após entrega.

17. Como defino o critério da compra?

No Pedido de Compra o solicitante poderá optar por um dos critérios abaixo: • Autorizo adquirir pelo menor preço: A Funcamp solicita no mínimo de 3 cotações com base no objeto descrito no pedido de compra e adquire pelo menor preço. • Autorizo adquirir pelo menor preço até o limite de R$_____ : A Funcamp solicita o mínimo de 3 cotações com base no objeto descrito no pedido de compra e adquire pelo menor preço até o valor limite estipulado pelo solicitante. • Antes de adquirir voltar para autorização: Após receber as propostas dos fornecedores, a Funcamp encaminha ao interessado para analisar e autorizar a compra.

18. O que é notificação de recebimento do Pedido de Compra?

A Notificação de Recebimento é o comunicado enviado automaticamente pelo sistema para informar o interessado quem é o comprador responsável com os dados de contato, e para acompanhamento do pedido de compra.

19. O que é ordem de fornecimento?

É um documento legal utilizado para formalizar a compra de qualquer material ou equipamento.

20. O que são bens permanentes?

Bens permanentes são materiais, tais como máquinas e equipamentos, cuja vida útil econômica é superior a um ano.

21. No caso de despesas com viagem os documentos têm que ser em nome de quem?

As despesas abaixo podem ser emitidas em nome do interessado: Hotel (fatura ou nota fiscal), Refeição (nota ou cupom fiscal), Transporte interurbano e intermunicipal (passagem), Passagem aérea (comprovante de aquisição), Táxi (recibo, no qual conste o trecho percorrido, e a placa do veículo), Pedágios (recibo ou comprovante do “Sem Parar”) e Condução própria (nota do abastecimento ou pagamento por km rodado com comprovante de pedágio). Não são aceitas despesas com manutenção do veículo. Nos casos de convênios regidos pela IN STN 01/97, serão aceitos somente a nota fiscal ou cupom fiscal do abastecimento. As demais despesas, se houver, devem ser emitidas em nome da Funcamp.

22. Qual o valor de diárias internacionais?

Atualmente: US$ 250,00, ou o definido em Plano de Aplicação do Convênio. Para FAEPEX: US$ 250,00

23. O que é preciso para aquisição de passagem aérea, e quanto tempo é necessário?

O Pedido de Compra de Material/Serviço deverá ser enviado à Funcamp com as informações: nome completo do passageiro, data de nascimento, data de ida e volta e horário caso já tenha definido, com no mínimo 5 dias de antecedência.

24. Quantos pagamentos o autônomo pode receber por ano?

3 (três) pagamentos.

25. O que é termo de recebimento?

É um atestado de que a pessoa recebeu o material ou serviço constante no documento fiscal; deve conter: Convênio, Nome, Data e Matrícula.

26. O que é quitação de um documento?

É um termo que o fornecedor da mercadoria ou serviço confirma de que recebeu o pagamento do mesmo.

27. Qual o valor reembolsado pela Funcamp por KM rodado?

1/6 do valor da gasolina

28. Como faço para solicitar um reembolso?

Através dos formulários: Relatório de Viagem e/ou Relação de Despesas Efetuadas, devidamente preenchido e entregue à FUNCAMP. Devem acompanhar o formulário os comprovantes fiscais quitados. Não serão aceitos os comprovantes que contenham rasuras ou incorreções.

29. As taxas da Unicamp e da Funcamp se aplicam aos convênios celebrados com Órgãos Públicos?

Conforme estabelecido na Resolução GR/ UNICAMP nº 36/2008, não se aplicam as taxas da Unicamp para os convênios com órgãos públicos, desde que exista legislação superior que impeça a cobrança. Aplica-se a taxa da Funcamp, como despesas operacionais e administrativas, no percentual permitido pelo órgão financiador.

30. O que é autorização de prestação de serviço?

É um documento legal emitido para realização de pequenos serviços realizados no prazo máximo de 30 dias.

31. Quais são as despesas acessórias com importação de material com desembaraço aduaneiro?

Frete internacional, despesas bancárias com fechamento de câmbio, comissão do despachante aduaneiro, armazenagem, frete rodoviário e seguro internacional.

32. A Funcamp pode fazer o processo de importação e pagar com recurso individual CNPq?

Não. O processo de importação é executado somente quando o recurso está sendo administrado pela Funcamp.

33. O executor pode trazer mercadorias importadas em seu nome (pessoa física) e solicitar à Funcamp para efetuar o desembaraço?

Não. Para efetuar o desembaraço alfandegário é necessário que a carga esteja em nome do detentor do RADAR – Registro de Rastreamento da Atuação dos Intervenientes Aduaneiros.

34. Posso enviar um Projeto envolvendo a Funcamp sem consultá-la?

Não.

35. Com que antecedência preciso acionar a Funcamp para enviar um Projeto?

Recomendamos que a Funcamp seja envolvida no Projeto desde o início da negociação. Caso o Projeto já esteja negociado, o prazo para que a Funcamp possa fazer a análise do material a ser encaminhado é de 5 dias úteis.

36. O que é FRT?

Fundo de Reserva Trabalhista; valor reservado dentro dos Convênios que possuem contratações de pessoal CLT para cobrir as despesas com 13o salário, abono de férias, encargos sociais e multa sobre o saldo do FGTS, incidente no caso de demissão solicitada pelo empregador.

37. Como solicitar senha para acesso ao espaço do Executor?

Acessar a pagina da Funcamp, menu “Executor” e “Espaço do Executor” e preencher o formulário Solicitação de Senha para Consulta. Obs: A senha não será disponibilizada para convênios FAEPEX e de Eventos